Sortieren der Adressen nach Postleitzahlen

Gerade wenn es sich um ein Mailing handelt wird die Sortierfunktion im MS-Excel höchst interessant. Teilweise verlangen die Anbieter von Logistikunternehmen, dass die Briefe nach Postleitzahlen vorsortiert sind. Wenn Sie bei der Erstellung der Datenbank und bei der Anlegung der einzelnen Datenbankfeldern sauber gearbeitet haben, ist auch die Sortierung kein Problem.

Wir möchten in unserem Beispiel alle Adresseinträge nach Postleitzahlen sortieren. Dabei soll mit der niedrigsten begonnen werden und dann aufsteigend zur höheren fortgesetzt. Man könnte jetzt die einzelnen Datensätze mit der Hand in die richtige Reihenfolge bringen, indem man immer wieder den richtigen Eintrag an der passenden Stelle einfügt. Dieser Prozess dauert sehr lange und ist bei einer Datenbank mit vielen Einträgen fast unmöglich auch zeitlich zu bewältigen. MS-Excel wartet hierfür mit einer einfachen aber genialen Sortierfunktion auf:
Klicken Sie einfach oben in der Menüleiste auf „Daten“. Danach wählen Sie den Menüpunkt „Sortieren…“. Dann öffnet sich ein neues Menüfenster. Hier stellen Sie im obersten Reiter einfach auf „PLZ“ und markieren dann noch die Funktion „aufsteigend“. Das ganze einfach nur noch mit OK bestätigen und wie durch Zauberhand erhalten Sie einfach und schnell eine nach Postleitzahlen sortierte Adressdatenbank.

Sollten Sie eine nach PLZ sortiertes Mailing verfassen wollen, so muss die Sortierung schon vor der Konnektierung der Daten mit MS-Word erfgolgen. Ist das geschehen, dann können Sie einfach Ihre Serienbriefe ausdrucken und diese werden dann automatisch in der richtigen Reihenfolge gedruckt. Je nachdem ob Sie z.B. noch alle Briefe handschriftlich versehen möchten wie beim Schreiben von Hochzeitskarten und Sie somit die Reihenfolge bei diesem Vorgang umkehren, sollte man die Briefe in der jeweiligen Reihenfolge sortieren.