Das Anlegen der Datenbankfelder

Die einzelnen Felder in der Datenbank entsprechen später auch den Variablen-Namen, die Sie später an Stelle der tatsächlichen Dateneinträgen auch im Word verwenden werden. Bei der Benennung sollten Sie also auch treffsichere Begriffe wie „Anrede“ oder „Vorname“etc. verwenden.

Um bei der späteren Verbindung vom eigentlichem Serienbrief zur Excel Datenbank keine Verbindungsprobleme zu haben bzw. diese weitestgehend zu vermeiden, müssen die einzelnen Felder direkt auch in der ersten Zeile „1“ im Excel eingepflegt werden. Nur so erkennt MS-Word dann später, dass es sich hierbei um einen Feldnamen handelt. Wir legen in unserem Beispiel hier folgende Feldnamen an:

Anrede: Hier erscheint die tatsächliche Anrede. Hierfür gibt es lediglich zwei Optionen. Wir verwenden hier die komplette Anrede wie „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“. Man kann sicherlich das auch anders lösen. Wir haben jedoch mit diesem System die praktikabelsten Erfahrungen gemacht.

Vorname: Hier erscheint der Vorname des Eintrags.

Nachname: Tragen Sie in diese Spalte immer den jeweiligen Zunamen des Eintrags ein.

Straße: Legen Sie hier die Straße des Eingetragenen fest.

PLZ: In diese Spalte erscheint dann die Postleitzahl.

Ort: Hier erscheint der Wohnort des Eintrags.

Bitte beachten Sie, dass am Ende einer jeden Zelle im Excel niemals ein Leerzeichen sein sollte, da das später zu unschönen doppelten Platzhaltern im Brief führen kann.