Das Abspeichern des Serienbriefs

Je nachdem was Sie mit dem Serienbrief vorhaben, können Sie diesen auch in verschiedenen Versionen abspeichern. Wenn Sie einfach die Funktion Datei Speichern wählen, dann wird das Dokument als solches mit der Verbindung zur Datenbank gesichert. Der entscheidende Vorteil ist hierbei, dass Sie etwaige Rechtschreibfehler im Anschreiben selbst oder Formulierungen immer korrigieren können, ohne dabei in 100 Anschreiben ein und denselben Fehler zu beheben.

Soll der Serienbrief z.B. an einem anderen Computer ausgedruckt oder angezeigt werden, dann liefert die oben genannte Methode immer das Problem, dass die Location der Excel Datenbank wieder abweichen wird. Hierfür gibt es in Word eine spezielle Funktion, die zwar die Variabilität aufhebt, jedoch wird diese ohnehin ausschließlich zu derartigen Zwecken verwendet.

Um den Serienbrief mit der Datenbank komplett ausgefüllt abzuspeichern, klicken Sie auf das Symbol „Seriendruck in ein neues Dokument“. Hier werden Sie aufgefordert anzugeben welche Datensätze Sie exportieren möchten. Standartgemäß ist hier „Alle“ markiert. Betätigen Sie mit OK. Es öffnet sich nun ein neues Fenster indem nun mehrere Dokumente (je nach Anzahl Ihrer Datensätze) fortlaufend hintereinander aufgelistet sind. Diese sind auch schon komplett mit allen Seriendruckfeldern ausgefüllt. Dieses Dokument können Sie bequem abspeichern und an jedem beliebigen Rechner mit Word öffnen, um dann z.B. den Serienbrief aus zu drucken.