Das Belegen der Feldnamen im Serienbrief

Ist die Arbeit geschafft ein interessantes Anschreiben zu erstellen, dann haben Sie im Prinzip schon fast die ganze Arbeit getan. Es gilt jetzt den variablen Teil im Serienbrief auch wirklich variabel zu machen und aus den Begriffen wie „Vorname Nachname“, die wir vorher im „normalen“ Anschreiben verwendet haben nun durch Serienbrieffelder zu ersetzen.

Da wir mit dem Serienbriefdruckassisten von Word nur mäßig zufrieden sind und komplett frei von Vorgaben sein möchten, nutzen wir die Serienbrieffunktion im „Rohzustand“. Aber keine Angst es ist einfacher als Sie denken. Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt wie Sie zu einem personalisierten Anschreiben mit Hilfe eines Serienbriefes kommen.

Klicken Sie oben in der Menüleiste auf den Punkt „Extras“. Wählen Sie dann im den Punkt „Briefe und Sendungen“ und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf den Punkt „Seriendruck-Symbolleiste einblenden“. Es erscheint nun eine weitere Symbolleiste im MS-Word. Wenn Sie hier über die Symbole mit der Maus überfahren, dann wird nach kurzer Zeit ein ALT-Tag angezeigt, der die jeweilige Funktion der Symbole beschreibt.

Klicken Sie nun auf das zweite Symbol von links „Datenquelle öffnen“. Es geht ein Pop-Up Fenster auf in dem Sie nun aufgefordert werden die Datenquelle zu wählen. Wir nehmen in unserem Beispiel die Excel Datenbank, die wir vorher unter dem Namen „test-adressen“ im Ordner Eigene Dateien abgespeichert haben. Bestätigen Sie die Tabelle 1 mit OK. Achten Sie darauf, dass die Option „erste Tabellenreihe enthält Spaltenüberschriften“ mit einem angekreuzt ist.

Wenn Sie das Dokument wie in unserem Beispielt angelegt haben, müssen Sie nun noch lediglich die Wörter die später durch die Datensätze der Datenbank ersetzt werden sollen. Wenn Sie sich den Serienbrief nun mit ausgefüllten Feldnamen ansehen möchten, dann genügt ein Klick auf das „ABC“ Symbol. Mit den Pfeiltasten können Sie sich nun durch die Datensätze durchscrollen.

Sollte es Ihnen beim ersten mal der Bearbeitung doch zuviel werden, dann laden Sie sich zur Auflockerung witzige SMS Sprüche auf Ihr Handy. Nach einer kleinen erheiternden Pause lesen Sie sich den letzten Absatz erneut durch. Sie werden sehen, dass es dann gar nicht mehr so kompliziert klingt.